Problemas recurrentes con las presentaciones

La comunicación se puede definir como el envío, la recepción y la comprensión de un mensaje (DuBrin, 2008). Cuando una persona tiene que comunicar sobre un tema, pero no logra hacerlo por no contar con las condiciones necesarias, no está cumpliendo su objetivo y esto puede llevar a graves consecuencias.

El típico ejemplo de comunicación en un ambiente laboral o de estudios es una presentación con diapositivas, o en Power Point. En éste artículo vamos a ejemplificar y analizar algunos de los principales problemas y barreras de comunicación identificados por DuBrin:

• Entienda al receptor. Suele suceder que el expositor no se preocupa por el estado de ánimo del receptor o por el hecho de que el tema no sea de interés para el receptor. Ejemplo, después de un día entero de escuchar a diferentes expositores sin un descanso, se comienza con una presentación que no va a ser recibida por el estado de ánimo del público.
• Calidad de la voz. Al añadirle al ejemplo anterior, un tono de voz bajo por parte del expositor, el resultado será mucha gente dormida y una transmisión cortada.
• Aspecto personal. Me ha tocado asistir a presentaciones en las que el expositor no se ha preocupado por su imagen externa. Esto le juega en contra al sujeto dado que pierde credibilidad su discurso y hasta puede generar distracciones.
• Finalmente, cinco errores típicos en diseño de presentaciones según Jesse Desjardins:

1. Demasiada información: no estás dando un documento, estás dando una presentación. No mostrar datos, sino hacer el esfuerzo de mostrar información.
2. Pocas imagenes: "una imagen dice más que mil palabras"
3. Preocuparse por el diseño: por ejemplo, no usar fuentes consideradas basura (Tahoma, arial, verdana, courier new, times new roman, comic sans MS). Encontrar buenas fuentes es facil en google. Power Point ya no es la única herramienta para hacer presentaciones, otras como www.prezi.com pueden distinguirte del monton.
4. Atención a los colores: mantener el mismo estilo de colores o tema a lo largo de la presentación hace que la misma se vea ordenada y coherente. Usar colores vivos y reducir los pasteles. Importantisimo, mantener un contraste adecuado entre el color del texto y del fondo.
5. Falta de preparación: el autor estima que es necesario invertir hasta 30 veces el tiempo que dura la presentación, para que esta sea de buena calidad.

Recuerde todas estas recomendaciones y asi reduzca el riesgo de no transmitir su mensaje a la audiencia.

Referencias:

Desjardins, J. 2011. "You Suck at PowerPoint! 5 shocking design mistakes you need to avoid." Recuperado de http://michaelhyatt.com/slides/you-suck-at-powerpoint

DuBrin, A. 2008. "Relaciones Humanas: Comportamiento humano en el trabajo." Mexico: Pearson Education.